ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АДМИНИСТРАЦИИ

Скачать "Положение об администрации"

1. ВВЕДЕНИЕ

1.1 Настоящее Положение, дополняющее Устав ОРЮР, представляет собой свод инструкций административной службы Организации, определяет обязанности административных органов и дает правила административной деятельности.

1.2 Администрацией считается внестроевая деятельность ОРЮР, поддерживаю-щая основную воспитательную работу. Будучи в помощь строевой работе, ад-министративная деятельность должна быть сведена до необходимого, но чет-кого и организованного минимума. Ответственные лица обязаны заботиться о том, чтобы администрация велась аккуратно, правильно и точно по указаниям данного Положения.

1.3 Административная деятельность требует значительной кропотливой канцелярской работы. К администрации, совокупности мероприятий для содержания в порядке связи, отчетности и документации, относится:

— связь,
— директивы и инструкции,
— планирование работы и отчетность,
— регистрация,
— издательство,
--- хозяйство,
— касса,
— архивы.

2. АДМИНИСТРАТИВНАЯ РАБОТА

2.1 Для проведения в жизнь административных мероприятий создаются штабы. Штаб состоит из необходимого числа лиц, каждое с определенной должно-стью, или несколькими должностями по совместительству, выполняющих ад-министративную работу. В больших соединениях сборы штаба могут происхо-дить отдельно от сборов совета. Чем выше инстанция - тем больше штаб. Главная Квартира ОРЮР - административный штаб Старшего Скаутмастера (СТС) (Устав ОРЮР).

2.2 Начальник данного соединения или единицы назначает должностных лиц (членов) штаба и определяет их полномочия. Члены штаба ответственны пе-ред начальником данного соединения за выполнение обязанностей. Однако, начальник соединения отвечает перед Организацией и обществом за работу штаба, как одну из функций руководимого им соединения или единицы.

2.3 Имея на то полномочия, члены штаба дают необходимые для хода дела инст-рукции по своему и подчиненным соединениям и единицам. Все инструкции даются от имени данного начальника (например: "Согласно распоряжению Старшего Скаутмастера,...").

2.4 В больших соединениях, где созданы большие штабы, начальник соединения может определить лицо, заведующее работой штаба. Это может быть поруче-но, по совместительству, заместителю начальника, или на эту должность на-значается начальник штаба, помощник начальника по административной час-ти. В больших штабах может быть назначена группа лиц, работающих в одной отрасли, руководимая начальником группы (например, заведующий хозяйст-вом, под руководством которого работают заведующие инвентарем, складом материалов, транспортом и т.д.).

2.5 По возможности, не перегружая, и этим не делая вред строевой работе, в штаб следует назначать часть его членов из строевых руководителей, по совместительству. Такая мера предупреждает возможное возникновение непо-нимания между штабными и строевыми функциями работы, что пагубно для общего благосостояния ОРЮР.

3. СВЯЗЬ

3.1 Положение Организации, имеющей отделы по всему миру, делает связь ис-ключительно важным фактором нашей деятельности. Без регулярной, беспе-ребойной и частой связи невозможно осуществлять руководство и единство Организации.

3.2 Связь поддерживается всеми возможными способами: по телефону или пере-пиской (телеграмма, факс, электронная почта). Последняя является основным способом связи в ОРЮР.

3.3 Телефонный разговор необходим в случае, требующем скорого разрешения вопроса. Минус телефонной связи: нет записи сказанного. Для предотвраще-ния недоразумений, распоряжения и выраженные мнения следует без задерж-ки подтвердить письмом.

3.4 Переписка ведется путем:

— официальных писем (индивидуальных и циркулярных),
— частных писем.

3.5 Официальное письмо на бланке инстанции состоит из заголовка, исходящего номера письма или ссылки, даты письма, указания получателя (звание, имя, фамилия, город или должность - для членов ОРЮР, или имя, отчество, фами-лия, адрес - вне Организации), вступительного обращения (Дорогой брат! или Дорогой ... "имя"! - в Организации, вне Организации - нормально принятая форма обращения), текст письма, заключительная формула (Всегда готов! За Россию!) - внутри ОРЮР, а вне - нормально принятая форма вежливости, под-пись (звание, имя, отчество или инициалы, фамилия, должность), указания на приложения, указания кому посылаются копии. Если текст письма превышает одну страницу, второй и последующие листы пишутся не на бланках, а на чис-тых листах, которые озаглавливаются кодом исходящего номера или ссылки и датой. Порядковый номер страницы, начиная со второй, пишется внизу листа. Официальные письма местным учреждениям должны соответствовать мест-ным правилам переписки.

3.6 Циркулярное письмо отличается от индивидуального тем, что оно предназна-чено для группы людей, согласно указателю. Указатель может быть собира-тельным (членам Совета ОРЮР) или в виде перечня (скм. А., ски. Б, инс. В и т.д.).

3.7 Частное письмо не требует строгого выполнения правил официального пись-ма. Однако, необходимо в нем указать получателя, исходящий номер, дату, распределение копий.

3.8 Для обеспечения прочной связи приняты следующие принципы:

3.8.1 копии писем или необходимых частей их распределяются всем, кому необходимо знать содержание, или о ком упоминается в письме (не доверительно), с перечнем такого распределителя в конце письма;

3.8.2 в содержании письма сначала надо подтвердить получение последне-го письма корреспондента, ответить на все, что в нем спрашивалось (для ясности, лучше отдельными пунктами), после чего можно перехо-дить на свои вопросы и сообщения; окончив с этим, переходить к сво-им новостям - случившемся со времени последнего письма, сообщая о делах общих, а затем личных;

3.8.3 иметь перед собой письмо, на которое отвечаешь;

3.8.4 все письма должны иметь аккуратный вид, у страниц должны быть по-ля для удобства подшивки их в папку, следует избегать приписок, за-черкиваний и т.п.;

3.8.5 в ОРЮР принято правило: если на какой-либо вопрос в течение меся-ца, если письмо послано в другой город той же страны, и двух меся-цев, если письмо предназначено за границу, - нет ответа, вопрос счи-тается разрешенным положительно;

3.8.6 независимо от получения или неполучения писем от непосредственно-го начальника, каждый руководитель обязан писать ему не реже одно-го раза в месяц, если он не находится в том же городе. Это касается начальников отдельных единиц, дружин, районов, отделов, представи-тельств, членов Главной Квартиты (ГК), членов Совета, для которых непосредственным начальником является СТС;

3.8.7 члены ОРЮР должны руководствоваться правилом, что лучше регу-лярно посылать в центр короткие письма с нужной информацией, чем редко - длинные;

3.8.8 в разных частях мира размер стандартной бумаги разный. Из техниче-ских расчетов (копии и факсы) стандартный размер текста для ОРЮР следующий: начинать текст не выше 10 мм и кончать текст не ниже 265 мм от верха страницы.

4. ПРИКАЗЫ, ЦИРКУЛЯРЫ, ИНСТРУКЦИИ

4.1 Приказы могут издавать начальники единиц, соединений, лагерей, курсов, от-делов и Старший Скаутмастер. Все приказы подлежат немедленному исполнению. При составлении приказов следует придерживаться определенных правил:

4.1.1 издавать приказы не слишком часто, в случаях действительной необ-ходимости;

4.1.2 формулировать приказ совершенно ясно, избегая каких бы то ни было возможностей различного понимания и толкования приказа;

4.1.3 излагать приказ языком сжатым и лаконичным;

4.1.4 излагать приказ систематично, переходя от наиболее важных пунктов к менее значительным;

4.1.5 писать от первого лица руководителя его подписавшего - "назначаю", "произвожу", а не "назначается", ″производиться″ и т.п.;

4.1.6 необходимо писать совершенно точные данные о лицах, упоминаемых в приказе - звание, имя, фамилия, должность, единица (соединение).

4.2 Циркуляры, содержащие инструкции и детали, издают начальники соедине-ний и отделов, Старший Скаутмастер (начальник ГК от его имени) и предсе-датели Судов Чести Отдела (СЧО) и Главного Суда Чести (ГСЧ). Как и приказы, циркуляры подлежат исполнению. Если циркуляр информационного характера, он подлежит немедленному подтверждению получения. Циркуляры составляются в основной форме приказа - язык должен быть ясным, четким и определенным.

4.3 Нумерация приказов может быть исторической (порядковый номер с начала существования данной инстанции) или цикловой (порядковый номер с момен-та принятия должности настоящего начальника). Циркуляры нормально под-лежат цикловой нумерации.

4.4 Формат содержит в себе все сказанное об официальных письмах (п. 3.5), от-сутствует обозначение исходящего номера, адрес получателя и обращение. Заключительная формула - Будь готов! За Россию! Подпись – официальная: звание, имя, фамилия, должность (нельзя мешать лесное имя, звание и должность). Распределитель должен указать, кому данный документ предна-значен. Распределитель указывается детально или кодом. Детально - указы-вая должности или имена (начальникам соединений ЗАО, нач. ГК, СТС, и т.п.). Если распределитель указан кодом (например, А, Б, В или 1, 2, 3), необ-ходимо заранее опубликовать объяснение (например, А - все руководители ЗАО и т.д.). Копия приказа и циркуляра сразу высылается прямому начальнику и в архив ОРЮР.

4.5 Приказы являются основным оправдательным материалом для истории. По-этому, при составлении их необходимо проверять достоверность фактов и данных. В приказах отражается вся жизнь соединения и его членов. В случае ошибки или изменения данных в приказе, необходимо в ближайшем приказе дать исправление. Циркуляр в таком случае переиздается, отменяя про-шлый.

4.6 Приказы и циркуляры могут издаваться уполномоченными лицами в штабе. В таком случае, кроме печатной подписи начальника, ниже, с левой стороны, помещается удостоверение издавшего: "С подлинным верно" и подпись уполномоченного.

4.7 Распределитель ОРЮР:

А — весь Руководительский Состав ОРЮР.

Б — начальники отделов (представительств).

В — все члены Верховных Органов Управления:
— Старший Скаутмастер,
— заместитель (и) Старшего Скаутмастера,
— члены Главного Суда Чести,
— члены Главной Ревизионной Комиссии,
— начальник Главной Квартиры,
— начальники отделов (представительств).

Г — члены Главной Квартиры.

Д — соединения.

Р — весь Руководительский Состав с правом голоса.

С — Совет ОРЮР.

5. ПЛАНЫ РАБОТЫ И ОТЧЕТНОСТЬ

5.1 Все ответственные лица Организации, заранее составив план работы, отчиты-ваются за работу перед непосредственным начальником. Отчет дается, без задержки, после конца работы, начинания или при оставлении должности, но во всяком случае не реже одного раза в год ( в таком случае, год - от 1 января по 31 декабря).

5.2 Основой для любого начинания является план работы. Такой план, изменяе-мый по ходу работы и мере надобности, является путеводителем данного де-ла. План работы раздается всем участвующим ответственным лицам и выше-стоящему начальнику. План работы отдела сдается Старшему Скаутмастеру в начале календарного года на предстоящий год.

5.3 Отчет о работе согласно плану дается вышестоящему начальнику к указанно-му сроку:

5.3.1 Отчет работы отдела - (формуляр ОРЮР № 6 и 7).

5.3.2 Отчет работы соединения - (формуляр ОРЮР № 4 и 5).

5.3.3 Отчеты о курсах и других начинаниях - составляются согласно указаниям вышестоящего начальника.

5.3.4 Отчет о лагере - формуляр указан в Положении о лагерях.

6. РЕГИСТРАЦИЯ

6.1 Перед официальным зачислением в состав соединений, отделов и Организа-ции, необходимо провести регистрацию вступающего в наши ряды, кандидата в руководители или новосформированной единицы и соединения. Регистра-цию нового члена Организации проводит начальник соединения. Регистрация руководителей, единиц и соединений проводится начальниками отделов, издающих необходимые распоряжения на эту тему. Начальники отделов ответственны за учет всех руководителей, единиц и соединений на территории отдела. Регистрационные данные передаются ими Старшему Скаутмастеру через ГК. (см. п. 8.4).

6.2 Начальники соединений обязаны держать списки скаутов с занесением в них продвижения по разведческой лестнице. При переводе скаута в другое соеди-нение, начальник скаута передает список-картотеку принимающему (см. п. 8.4.1).

7. АРХИВ

7.1 Во всех инстанциях ОРЮР должны быть архивы для хранения бумаг, документов, экземпляров учебных и педагогических пособий, журналов, книг, вырезок из газет, магнитофонных лент, фильмов, фотографий, коллекций, зачетных работ, рукописей и подобных материалов, а также знамен и других реликвий. Все материалы архива являются собственностью ОРЮР. Ответственность за хранение и передачу архива несет начальник данной инстанции.

7.2 Архив Организации, часть ГК, является центральным архивом. Этот архив со-стоит из:

7.2.1 Знамен и реликвий ОРЮР.

7.2.2 Вестников Совета ОРЮР.

7.2.3 Приказов, циркуляров и официальной переписки Старшего Скаутмасте-ра

7.2.4 Циркуляров, отчетов и официальной переписки Главной Квартиры.

7.2.5 Приказов, циркуляров и отчетов отделов, представительств, соедине-
ний и отдельных единиц.

7.2.6 Периодических изданий и пособий центральных органов ОРЮР и отде-
лов, представительств, соединений и отдельных единиц.

7.2.7 Местных периодических и непериодических изданий, включая пригла-
шения, листовки, плакаты и т.д.

7.2.8 Всех опубликованных и неопубликованных материалов, включая руко-
писи, касающиеся российского скаутского движения вообще и ОРЮР в частности.

7.2.9 Документов, связанных с местными властями и учреждениями.

7.3 Все должностные лица ответственны за то, чтобы от них исходящие и при них издаваемые архивные материалы попали в Архив ОРЮР.

7.4 Если некоторые архивные материалы, ввиду их активной надобности, находятся на хранении у должностных лиц, то в случае перемены должностного лица эти материалы передаются преемнику или же ГК.

7.5 Старший Скаутмастер, кроме хранения тех материалов, которые относятся к его деятельности. должен иметь точные сведения и вести учет о:

— всех знаменах соединений и единиц и о месте их хранения,
— соединениях и единицах ОРЮР (название, номер, старшинство),
— награждениях и производствах руководительского состава ОРЮР.

7.6 Нормально, архив соединения или единицы хранится там до закрытия его. Ар-хив содержится в таком порядке, чтобы легко можно было найти документы или материалы любой давности. Для того, чтобы Архив ОРЮР получал пола-гающиеся ему материалы без задержек, следует такие материалы посылать без промедления. При закрытии инстанции, архив передается вышестоящей инстанции.

7.7 Некоторые части архива не должны храниться дольше определенного срока. К таким материалам относится переписка. Частные письма можно уничтожить после трех лет (три года после конца года в дате письма). Срок хранения офи-циальной переписки, протоколов и циркуляров - 10 лет., при условии, что цир-куляры своевременно посылались в Архив ГК.

7.8 Все документы судебного делопроизводства хранятся в архиве СЧ, однако, ГСЧ имеет право передать документы в Архив Организации по своему усмот-рению.

8. БЛАНКИ И ФОРМУЛЯРЫ

8.1 Для упрощения работы в ОРЮР существуют формуляры. Каждый формуляр нумерован и датирован.

8.2 Бланки на русском и местных языках издаются соединениями и вышестоящи-ми инстанциями. Желательно иметь одинаковые бланки в отделе. Во всяком случае, бланки соединений одобряются начальником отдела.

8.3 Формуляры, удостоверения и карточки издаются соединениями и вышестоя-щими инстанциями. Удостоверения и карточки должны быть утверждены на-чальником отдела.

8.4 Главная Квартира издает и распространяет следующие формуляры, общие для всей Организации:

8.4.1 Регистрационная анкета (формуляр ОРЮР № 01) для регистрации но- вых членов Организации младшего возраста и для ведения учета дея- тельности в ОРЮР.

8.4.2 Опросный лист руководителей и кандидатов (формуляр ОРЮР № 02)
для регистрации и для ведения учета деятельности в ОРЮР.

8.4.3 Регистрационная анкета единицы (формуляр ОРЮР № 03) для регист-
рации новой единицы ОРЮР.

8.4.4 Личный состав соединения (формуляр ОРЮР № 04).

8.4.5 Годовой отчет соединения (формуляр ОРЮР № 05).

8.4.6 Личный состав отдела ( формуляр ОРЮР № 06).

8.4.7 Годовой отчет отдела (формуляр ОРЮР № 07).

8.4.8 Лагерный отчет (формуляр ОРЮР № 08).

8.4.9 Штаб-инструкторское обещание (формуляр ОРЮР № 09) для церемо-
нии производства в звание шин.

8.4.10 Инструкторское обещание (формуляр ОРЮР № 10) для церемонии про-
изводства в звание инс.

8.4.11 Свидетельство (формуляр ОРЮР № 11) для окончивших курс КДВ,
КНЕ и КДР.

8.4.12 Благодарственная грамота (формуляр ОРЮР № 12) для награды
членов и не членов ОРЮР.

9. КАССА И ИМУЩЕСТВО

9.1 Все средства и имущество, находящиеся в распоряжении ОРЮР, являются казенным и общественным и принадлежат Организации в целом. Поэтому, особое внимание должно быть уделено отчетности, сугубой аккуратности и экономии. Оправдательные документы, расписки, квитанции, аккуратное ведение книг — все должно быть строго соблюдено и предусмотрено. Принцип: лучше дать лишний оправдательный документ, ничего не делать "на слово".

9.2 Книги, кассы и имущество, кроме вышесказанного, должны также соответство-вать местным законам. Нормально, следующие книги обязательны:

9.2.1 приходно-расходная книга,

9.2.2 квитанционная книга,

9.2.3 книга банковских отчетов,

9.2.4 имущественно-инвентарная книга.

9.3 Кассовый цикл, от 1 января по 31 декабря, состоит из составления бюджета, подсчета и составления отчета, и проверки отчета и всех относящихся к этому документов Ревизионной Комиссии. Начальник данной инстанции, как ответст-венное лицо за все операции этой инстанции, не может быть членом Ревизи-онной Комиссии, проверяющей доверенную ему кассу. Касса ведется назна-ченным на это ответственным лицом, согласно нормально принятым в бухгал-терской профессии правилам и указаниям властей.

9.4 Лицо, ответственное за имущество, кропотливо и аккуратно ведет дело. Ос-новной принцип - экономия. Починка, хранение, уход, закупка, выдача и учет - основы этой деятельности. Отчет о состоянии движимого и недвижимого иму-щества сдается на проверку Ревизионной Комиссии.

9.5 Кроме нормальных годовых ревизий, при закрытии инстанции и при перемене руководства полагается проверка кассы и имущества.

10. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

10.1 Требования настоящего Положения дополняются распоряжениями и ин-струкциями Старшего Скаутмастера, начальников отделов и соединений.
11. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

11.1 Данное Положение составлено скм М.А.Данилевским. Положение было приня-то Советом ОРЮР в январе 1982 года, отредактировано скм. А.Ф.Захарьиным и утверждено СТС М.А.Данилевским в приказе № 258 от 1 января 1991 г.

11.2 Данное Положение принято XVI-ым Объединенным Советом ОРЮР 15 августа 1997г. и утверждено приказом СТС М.Данилевского за № 313 от 24 ноября 1997г.

11.3 С утверждения этого Положения, прежнее Положение и все, прежде изданные приказы и циркуляры, противоречащие этому Положению, теряют силу.

Паспорт разведчика

Привет: Гость

Приветствую! Мы рады
видеть вас здесь,
зарегистрируйтесь или
зайдите под своим
аккаунтом.

Рекомендуем


Наш баннер

ОРЮР за рубежом